จดทะเบียนที่หนึ่ง แต่ดำเนินกิจการอีกที่หนึ่ง ต้องจดสาขาไหม

ที่อยู่จดทะเบียนกับที่ดำเนินงานจริงไม่ตรงกัน ต้องแจ้งหน่วยงานไหนก่อนหลัง และมีภาระอะไรบ้างหากใช้พื้นที่เช่า

หลายธุรกิจเริ่มต้นจดทะเบียนบริษัทหรือห้างหุ้นส่วนไว้ที่หนึ่ง เช่น บ้านของเจ้าของกิจการ แต่พอเริ่มดำเนินงานจริงกลับไปเช่าออฟฟิศ เปิดหน้าร้าน หรือมีโกดังเก็บสินค้าอยู่อีกที่หนึ่ง หลายคนมองว่าเป็นเรื่องเล็กน้อย แต่ในทางกฎหมายแล้ว ที่อยู่ที่ใช้ "ดำเนินกิจการจริง" ถือเป็นเรื่องที่ต้องแจ้งให้หน่วยงานราชการทราบด้วย

สถานประกอบการ คืออะไร

สถานประกอบการ หมายถึงสถานที่ที่ใช้ประกอบกิจการเป็นประจำ ไม่ว่าจะเป็นสำนักงานใหญ่ สาขา โกดังเก็บสินค้า โรงงาน หรือแม้แต่สถานที่ที่ใช้ผลิตสินค้า หากธุรกิจของคุณมีสถานที่ดำเนินงานมากกว่า 1 แห่ง ไม่ว่าจะเป็นที่อยู่ตามที่จดทะเบียนไว้แต่แรก หรือที่อยู่ใหม่ที่เพิ่งเริ่มใช้งานจริง กฎหมายถือว่าแต่ละแห่งเป็น "สถานประกอบการ" ที่ต้องแจ้งจดทะเบียนแยกกัน

ต้องจดสาขาไหม

คำตอบคือ ต้อง หากสถานที่ดำเนินกิจการจริงไม่ตรงกับที่อยู่ที่จดทะเบียนไว้ และต้องดำเนินการตามลำดับ ดังนี้

1. กรมพัฒนาธุรกิจการค้า (ต้องทำก่อนเป็นลำดับแรก ไม่ว่าจะจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) หรือไม่)

นิติบุคคล (บริษัทจำกัดหรือห้างหุ้นส่วนจำกัด) ทุกรายที่มีการเปิดสถานประกอบการเพิ่มเติมหรือเปลี่ยนแปลงที่ตั้ง ต้องแจ้งจดทะเบียนแก้ไขเพิ่มเติมกับกรมพัฒนาธุรกิจการค้าก่อนเป็นลำดับแรก เพื่อให้ข้อมูลนิติบุคคลในระบบทะเบียนตรงกับความเป็นจริง ขั้นตอนนี้จำเป็นสำหรับทุกธุรกิจ ไม่ว่าจะจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) แล้วหรือไม่ก็ตาม

2. กรมสรรพากร (เฉพาะผู้ที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) แล้ว)

หากธุรกิจจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ไว้แล้ว ตามมาตรา 85/7 แห่งประมวลรัษฎากร ต้องแจ้งการเปลี่ยนแปลงทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มก่อนวันเปิดสถานประกอบการเพิ่มเติมไม่น้อยกว่า 15 วัน เพื่อขอรับใบทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มสำหรับสถานที่นั้นโดยเฉพาะ โดยยื่นแบบ ภ.พ.09 พร้อมเอกสารประกอบ ขั้นตอนนี้ผูกกับสถานะผู้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) เท่านั้น หากยังไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ก็ยังไม่ต้องแจ้งส่วนนี้กับกรมสรรพากร หากยื่นล่าช้ากว่ากำหนด อาจมีค่าปรับตามดุลพินิจของเจ้าหน้าที่

กรณีใช้พื้นที่เช่าที่ไม่ใช่ของตนเอง ต้องเตรียมอะไรเพิ่ม

หากสถานที่ดำเนินงานใหม่เป็นพื้นที่เช่า ไม่ใช่กรรมสิทธิ์ของกิจการเอง มีเรื่องที่ต้องเตรียมเพิ่มเติมทั้งด้านเอกสารจดทะเบียนและด้านภาษี ดังนี้

เอกสารที่ต้องใช้ตอนจดทะเบียน

ทั้งกรมพัฒนาธุรกิจการค้าและกรมสรรพากรกำหนดให้แนบเอกสารแสดงสิทธิการใช้สถานที่ ประกอบด้วยสำเนาสัญญาเช่า หนังสือยินยอมให้ใช้สถานที่จากเจ้าของอาคาร พร้อมสำเนาบัตรประชาชนและสำเนาทะเบียนบ้านของเจ้าของสถานที่หรือผู้ให้เช่า รวมถึงภาพถ่ายสถานประกอบการที่เห็นป้ายชื่อกิจการและเลขที่บ้านชัดเจน

ภาระภาษีที่เกิดขึ้นจากการเช่า

• ภาษีหัก ณ ที่จ่ายค่าเช่า หากกิจการเป็นนิติบุคคล (บริษัทหรือห้างหุ้นส่วน) ต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายจากค่าเช่าที่จ่ายให้ผู้ให้เช่าในอัตรา 5% ทุกครั้งที่จ่ายค่าเช่า และนำส่งกรมสรรพากรพร้อมออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายให้ผู้ให้เช่าเก็บไว้เป็นหลักฐาน
• อากรแสตมป์ สัญญาเช่าอสังหาริมทรัพย์ต้องเสียอากรแสตมป์ในอัตรา 1 บาทต่อมูลค่าสัญญาเช่าทุก 1,000 บาท โดยหากในสัญญาไม่ได้ตกลงกันไว้เป็นอย่างอื่น กฎหมายกำหนดให้ผู้ให้เช่าเป็นผู้เสียอากรแสตมป์ และผู้เช่าเป็นผู้ขีดฆ่าแสตมป์

ตัวอย่าง: หากกิจการเช่าพื้นที่เดือนละ 20,000 บาท ต้องหักภาษี ณ ที่จ่าย 5% คือ 1,000 บาท จ่ายให้ผู้ให้เช่าสุทธิ 19,000 บาท แล้วนำส่ง 1,000 บาทที่หักไว้ให้กรมสรรพากรพร้อมออกหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย (แบบ 50 ทวิ) ให้ผู้ให้เช่าเก็บไว้ใช้เครดิตภาษีของเขาเองด้วย

ทำไมเรื่องนี้ถึงสำคัญ

หลายคนคิดว่าแค่ดำเนินงานที่ไหนก็ได้ ไม่จำเป็นต้องแจ้งใคร แต่การไม่จดสาขาให้ถูกต้องอาจส่งผลกระทบดังนี้

• ข้อมูลนิติบุคคลไม่ตรงกับความเป็นจริง เนื่องจากยังไม่ได้แจ้งกรมพัฒนาธุรกิจการค้า ทำให้ที่อยู่ในหนังสือรับรองบริษัทไม่ตรงกับสถานที่ดำเนินงานจริง ซึ่งอาจกระทบตอนติดต่อธนาคารหรือคู่ค้าที่ขอตรวจสอบข้อมูลนิติบุคคล
• ใบกำกับภาษีที่ออกอาจไม่ตรงกับความเป็นจริง สำหรับธุรกิจที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) แล้ว เพราะตามมาตรา 86/4 ใบกำกับภาษีต้องระบุที่อยู่และสถานะ "สำนักงานใหญ่" หรือ "สาขาที่..." ให้ตรงกับสถานประกอบการที่จดทะเบียนไว้กับกรมสรรพากร หากออกจากสถานที่ที่ไม่ได้จดทะเบียน อาจถือว่าใบกำกับภาษีไม่สมบูรณ์
• เสี่ยงต่อการถูกตรวจสอบ หากเจ้าหน้าที่ตรวจพบว่าดำเนินกิจการจริงในสถานที่ที่ไม่ตรงกับทะเบียนทั้งสองหน่วยงาน อาจถูกเรียกชี้แจงหรือดำเนินการตามกฎหมาย
• ลืมหักภาษี ณ ที่จ่ายค่าเช่า หากใช้พื้นที่เช่าแต่ไม่ได้หักภาษี ณ ที่จ่ายให้ถูกต้อง อาจทำให้ค่าเช่าส่วนนี้ไม่สามารถนำมาเป็นค่าใช้จ่ายของกิจการได้เต็มจำนวน

ตัวอย่างให้เห็นภาพ

บริษัท กขค จำกัด จดทะเบียนสำนักงานใหญ่ไว้ที่บ้านของกรรมการในจังหวัดหนึ่ง และจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ไว้เรียบร้อยแล้ว ต่อมาบริษัทไปเช่าตึกแถวในอีกจังหวัดหนึ่งเพื่อเปิดเป็นหน้าร้านขายสินค้าจริง แต่เจ้าของกิจการคิดว่าเป็นแค่ "จุดขายเพิ่มเติม" ไม่ใช่เรื่องใหญ่ จึงไม่ได้แจ้งจดทะเบียนสาขาทั้งกับกรมพัฒนาธุรกิจการค้าและกรมสรรพากร

เมื่อบริษัทดำเนินงานที่หน้าร้านแห่งนี้โดยไม่ได้จดสาขา จะเกิดผลกระทบดังนี้

• หนังสือรับรองบริษัทไม่ตรงกับความจริง เพราะยังคงแสดงที่อยู่สำนักงานใหญ่แห่งเดียวตามเดิม ทั้งที่มีการเปิดหน้าร้านดำเนินธุรกิจอยู่อีกจังหวัดหนึ่งแล้วจริง หากธนาคารหรือคู่ค้าขอตรวจสอบข้อมูลบริษัท อาจตั้งข้อสงสัยว่าทำไมสถานที่ขายจริงไม่ปรากฏในทะเบียน
• ใบกำกับภาษีที่ออกจากหน้าร้านไม่สมบูรณ์ตามกฎหมาย เพราะใบกำกับภาษีทุกใบที่ออกจากหน้าร้านนี้ยังคงต้องระบุที่อยู่ "สำนักงานใหญ่" ตามทะเบียนเดิมที่กรมสรรพากรมีอยู่ ทั้งที่ความเป็นจริงบริษัทขายสินค้าจากอีกสถานที่หนึ่ง ซึ่งไม่ตรงกับสถานประกอบการที่จดทะเบียนไว้จริง
• ลูกค้าอาจนำใบกำกับภาษีไปขอคืนภาษีซื้อไม่ได้ เพราะที่อยู่ในใบกำกับภาษีไม่ตรงกับสถานประกอบการที่จดทะเบียนไว้กับกรมสรรพากร ทำให้เอกสารมีความเสี่ยงถูกตั้งคำถามเรื่องความถูกต้อง
• เสี่ยงถูกเรียกตรวจสอบและมีค่าปรับ หากกรมสรรพากรตรวจพบว่าบริษัทดำเนินกิจการในสถานที่ที่ไม่ได้จดทะเบียนไว้ อาจถูกเรียกชี้แจง และมีค่าปรับจากการยื่นแจ้งเปลี่ยนแปลงล่าช้ากว่าที่กฎหมายกำหนด

ทางที่ถูกต้องคือบริษัท กขค จำกัด ควรแจ้งจดทะเบียนสาขาใหม่กับกรมพัฒนาธุรกิจการค้าก่อนเปิดหน้าร้าน จากนั้นแจ้งกรมสรรพากรเพื่อขอรับใบทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มสำหรับหน้าร้านนี้โดยเฉพาะ ก่อนวันเปิดร้านจริงไม่น้อยกว่า 15 วัน เพื่อให้ใบกำกับภาษีและเอกสารทุกฉบับที่ออกจากหน้าร้านนี้ถูกต้องตามกฎหมาย

สรุป

การดำเนินกิจการในสถานที่ที่ต่างจากที่จดทะเบียนไว้ ไม่ใช่เรื่องที่มองข้ามได้ กฎหมายกำหนดชัดเจนว่าต้องแจ้งจดทะเบียนสถานประกอบการเพิ่มเติม โดยเริ่มจากกรมพัฒนาธุรกิจการค้าก่อนเสมอ ไม่ว่าจะจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) หรือไม่ก็ตาม และหากจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ไว้แล้ว จึงตามด้วยการแจ้งกรมสรรพากรก่อนเปิดสถานประกอบการเพิ่มเติมไม่น้อยกว่า 15 วัน หากพื้นที่ดังกล่าวเป็นพื้นที่เช่า ยังต้องเตรียมเอกสารสิทธิการใช้สถานที่ให้ครบถ้วน และไม่ลืมหักภาษี ณ ที่จ่ายค่าเช่าให้ถูกต้องตามกฎหมาย หากธุรกิจของคุณกำลังจะเริ่มดำเนินงานในสถานที่ใหม่ ควรวางแผนเรื่องนี้ล่วงหน้า และปรึกษาผู้เชี่ยวชาญด้านบัญชีและกฎหมายเพื่อดำเนินการให้ถูกต้องตั้งแต่ต้น